Flow, Office 365

Flow – Envoi d'un mail en fonction d'une date

J’ai déjà expérimenté quelques flux à partir de modèles que j’avais modifiés pour correspondre à mon besoin.
J’ai cependant d’autres exigences en matière de flux.

Le principe

J’ai souhaité mettre en place un suivi sur une date dans une liste sharepoint : si la date de ma colonne Demande nouvel agrément correspond à la date du jour, alors je demande l’envoi d’un e-mail à la personne ou groupe référencé dans la colonne Personnel de ma liste. Le flux peut démarrer par une action, par exemple, lorsque la liste est modifiée… En l’occurrence, pour mon besoin, le flux ne doit pas démarrer à partir d’une modification.
J’ai donc cherché quelques exemples sur des blogs ou forums. Or, je n’ai trouvé que des forums en anglais où quelques posts expliquaient la difficulté d’utiliser le champ date avec quelques pistes. Je me suis donc inspirée de ces exemples pour construire intégralement le flux dont voici le schéma :

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Office 365, Outlook

Outlook, un outil collaboratif

On pense toujours à l’application Outlook, comme l’application de messagerie… Mais elle est bien plus que ça : elle gère :

  • Le calendrier
  • Les groupes Office 365
  • Les conversations de groupes
  • Les contacts

C’est ce dernier point qui nous intéresse tout particulièrement aujourd’hui : les contacts partagés.

Le principe

Vous avez une liste de contacts et plutôt que d’envoyer cette liste excel à mettre à jour régulièrement avec le risque de ne pas utiliser la bonne liste au bon moment, que tout le monde traitera dans excel à la finalité, pourquoi ne pas partager une liste de contacts avec votre équipe  ?
Très bonne idée ! Il y a deux manières de partager et attention, la finalité n’est pas la même.

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Office 365, Teams

Teams et la gestion des fichiers

Le principe

Vous avez pu remarquer que la création d’une équipe donne lieu à un partage de fichiers par canal.
Tout comme sur OneDrive, vous pouvez déposer des dossiers ou fichiers par un simple glisser déplacer.
Jusque-là aucune nouveauté.
Si vous êtes amenés à gérer des équipes et que certains documents peuvent intéresser plusieurs équipes à la fois, vous pouvez copier les documents existants d’un fichier d’équipes à un autre.

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Forms, Office 365

Forms

Ce sont tout simplement des formulaires ou des questionnaires à construire de manière très simple et rapides à appréhender.
J’y trouve deux avantages :

  • la rapidité et la simplicité de conception,
  • pouvoir recenser des réponses facilement exportables sur Excel.

Quelques conseils cependant :

  • Dans chacun de vos formulaires, exigez le nom du répondant si vous envoyez vos formulaires vers l’extérieur, car celui-ci n’est pas fourni dans la réponse si vous envoyez un lien.
  • Attention à la copie du lien du formulaire au risque d’envoyer le modèle et non le formulaire.
Office 365, Teams

Les posts de Teams

Quelques petites choses à dire au sujet des posts.

Un post qui s’adresse à moi…

Lorsque vous voulez envoyer un post sur le fil de conversation et plutôt interpeller une personne ou plusieurs personnes, mettez un @ devant le nom. Comment cela se traduit-il dans le post pour la personne qui le reçoit ?
Il est « taggé » avec un @ comme ceci « accroché » à droite du post.

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Office 365, Teams

Mes premiers pas dans TEAMS

Tout d’abord, TEAMS est une application de bureau ou online qui regroupe toutes les équipes que vous avez créées ou dont vous faîtes partie.

Lorsque vous lancez TEAMS pour la première fois, on vous demande d’emblée un paramétrage pas à pas pour la création de votre première équipe.
Microsoft vous accompagne dans cette démarche et vous demande :

Office 365, OneNote

Création de mon premier bloc-notes

Avant toute chose, il faut bien faire la différence entre OneNote et un bloc-notes.
OneNote est l’application de bureau ou online qui permet de gérer vos différents bloc-notes. Ainsi, il est tout à fait possible d’avoir des bloc-notes professionnels et personnels dans l’application OneNote. Il ne faut pas s’en priver.
A partir de votre environnement OFFICE 365, cliquez sur OneNote à partir du lanceur.
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Office 365

Qu'est-ce qu'Office 365 ?

C’est un environnement de travail en ligne, accessible à partir de n’importe quel appareil connecté.
L’environnement de travail est constitué d’outils online que l’on retrouve pour la plupart en applications de bureau.
Vous voulez découvrir OFFICE 365 ? Quels sont les outils disponibles ?
Ma première vidéo sur cet environnement vous donnera peut-être l’envie d’en découvrir plus…
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