Auteur/autrice : Lina

Divers, Les blagues du blog

Teams, pffff….

Lina

Un de mes collaborateurs a souhaité me parler en aparté après un CODIR…

Lina, je voulais te dire, mon assistante trouve compliqué cette année l’organisation pour le séminaire.

Ah, bon ? Pourtant, c’est exactement la même chose que l’an dernier. Rien n’a changé ! Que trouve-t-elle compliqué ?

Teams, OneDrive, elle ne s’y retrouve plus avec les dossiers.

Mais enfin Alexandre, sur OneDrive, j’ai repris exactement la même organisation que l’an dernier et sur TEAMS, ce sont les échanges que j’aurai eus par mail. La seule différence est que mes échanges sont donc vus par l’équipe intégralement.
Quelques temps plus tard…
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Divers, Les blagues du blog

Les blagues du blog – Introduction

Lina

Une petite introduction s’impose :
La nouvelle rubrique « Les blagues du blog » n’est pas un condensé de blagues à proprement parler mais plutôt des stands up (écrits) sur mon expérience de partage des outils collaboratifs.
Mais qu’est-ce qu’un stand up ?
Le stand-up est un genre de comédie où un comique s’adresse directement au public en brisant le quatrième mur. Les comiques de stand-up peuvent raconter des anecdotes, faire des observations du quotidien, faire des one-lines, des interactions avec le public ou de l’absurde.
A vous de décider dans quelle catégorie vous mettrez mes « stand-up écrits »…

Divers, Les blagues du blog

OneNote ? J’aime trop mon bloc papier !

Lina

En pleine réunion…
Ah, je voulais vous dire que je partage dorénavant un OneNote avec les notes de réunions.
Ainsi tout est centralisé en un seul et même endroit.

Ah moi OneNote, je ne l’utilise pas. Je préfère mon bloc-notes de papier.

OneNote n’est pas uniquement des blocs notes de prise de notes mais bel et bien un outil de stockage et partage de données. C’est super pratique.
Un peu plus tard au cours de la réunion…

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Divers, Les blagues du blog

Des outils spécifiques pour répondre à des besoins spécifiques

Lina
 
Je plante le décor : J’ai 1h30 pour faire un point sur l’utilisation de quelques outils collaboratifs devant toute une équipe.

Bonjour à tous, on va donc commencer par OneDrive qui est une des nombreuses applications d’un environnement de travail qui s’appelle Office 365. Chacune de vos adresses mail vous permettent un accès à cet environnement !

Là, je commence à en perdre quelques uns…

Qui utilise OneDrive, son propre environnement de travail j’entends ?

Je veux m’informer…
Quelques doigts se lèvent… et ce n’est pas la majorité !

Je suis perdue dit Laure, entre tous les OneDrive !
Euh, Comment ça tous les OneDrive ?
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Flow, Office 365

Flow – Envoi d'un mail en fonction d'une date

Lina

J’ai déjà expérimenté quelques flux à partir de modèles que j’avais modifiés pour correspondre à mon besoin.
J’ai cependant d’autres exigences en matière de flux.

Le principe

J’ai souhaité mettre en place un suivi sur une date dans une liste sharepoint : si la date de ma colonne Demande nouvel agrément correspond à la date du jour, alors je demande l’envoi d’un e-mail à la personne ou groupe référencé dans la colonne Personnel de ma liste. Le flux peut démarrer par une action, par exemple, lorsque la liste est modifiée… En l’occurrence, pour mon besoin, le flux ne doit pas démarrer à partir d’une modification.
J’ai donc cherché quelques exemples sur des blogs ou forums. Or, je n’ai trouvé que des forums en anglais où quelques posts expliquaient la difficulté d’utiliser le champ date avec quelques pistes. Je me suis donc inspirée de ces exemples pour construire intégralement le flux dont voici le schéma :

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Office 365, Outlook

Outlook, un outil collaboratif

Lina

On pense toujours à l’application Outlook, comme l’application de messagerie… Mais elle est bien plus que ça : elle gère :

  • Le calendrier
  • Les groupes Office 365
  • Les conversations de groupes
  • Les contacts

C’est ce dernier point qui nous intéresse tout particulièrement aujourd’hui : les contacts partagés.

Le principe

Vous avez une liste de contacts et plutôt que d’envoyer cette liste excel à mettre à jour régulièrement avec le risque de ne pas utiliser la bonne liste au bon moment, que tout le monde traitera dans excel à la finalité, pourquoi ne pas partager une liste de contacts avec votre équipe  ?
Très bonne idée ! Il y a deux manières de partager et attention, la finalité n’est pas la même.

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Flux, SharePoint

Gestion du flux d'approbation – côté utilisateur

Lina

FLOW et Flux, quelle différence ?
FLOW est une application pour une utilisation automatisée de tâches – les flux – aussi bien sur des documents que sur des bibliothèques.
On peut aussi créer un flux d’approbation directement à partir de sharepoint, dans bibliothèque, ajouter un flux qui permet d’intervenir directement sur l’ensemble d’une bibliothèque.
Une fois le flux d’approbation créé à partir de la bibliothèque, comment gère-t-on l’approbation côté utilisateur ?

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Flux, SharePoint

Gestion du flux d'approbation – côté concepteur

Lina

SharePoint vous donne la possibilité de demander la validation d’un fichier à une ou plusieurs personnes, en même temps, de manière hiérarchique, voire même d’automatiser des étapes pour établir le circuit du document.
ATTENTION : l’approbation portera sur l’ensemble de votre liste ou bibliothèque, même si vous avez sélectionner un document ou un dossier. Il faudra donc créer un dossier spécifique et indépendant à partir de SharePoint. Pour information, TEAMS est idéal pour la création d’une nouvelle bibliothèque. IL faudra cependant veiller à ce que les approbateurs soient membres de l’équipe.

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Office 365, Teams

Teams et la gestion des fichiers

Lina

Le principe

Vous avez pu remarquer que la création d’une équipe donne lieu à un partage de fichiers par canal.
Tout comme sur OneDrive, vous pouvez déposer des dossiers ou fichiers par un simple glisser déplacer.
Jusque-là aucune nouveauté.
Si vous êtes amenés à gérer des équipes et que certains documents peuvent intéresser plusieurs équipes à la fois, vous pouvez copier les documents existants d’un fichier d’équipes à un autre.

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