On pense toujours à l’application Outlook, comme l’application de messagerie… Mais elle est bien plus que ça : elle gère :
- Le calendrier
- Les groupes Office 365
- Les conversations de groupes
- Les contacts
C’est ce dernier point qui nous intéresse tout particulièrement aujourd’hui : les contacts partagés.
Le principe
Vous avez une liste de contacts et plutôt que d’envoyer cette liste excel à mettre à jour régulièrement avec le risque de ne pas utiliser la bonne liste au bon moment, que tout le monde traitera dans excel à la finalité, pourquoi ne pas partager une liste de contacts avec votre équipe ?
Très bonne idée ! Il y a deux manières de partager et attention, la finalité n’est pas la même.
En pratique – Cas n°1
Tout d’abord, partager la liste de contacts tout simplement en gérant les autorisations et en partageant.
- Clic droit / partager / autorisations : ajouter les personnes de votre organisation en leur attribuant un niveau d’autorisation.
Toujours sur cette même liste, faire clic droit, partager. Le partage s’effectue par l’envoie d’un mail, vous devrez donc ressaisir, soit un groupe, soit les personnes individuellement.
Vous vous apercevrez rapidement que cette manière de partager a ses limites : cette liste ne peut pas être considérée comme une liste du carnet d’adresse.
En pratique – Cas n°2
Cependant, il y a une autre manière de partager : en copiant cette liste de contacts dans un dossier public. Encore faut-il que votre administrateur Office 365 vous en ait donné l’accès, sinon demandez-lui.
En copiant cette liste dans le dossier public, vous aurez accès dans propriétés à l’onglet « Carnet d’adresse Outlook » et vous cocherez : « Afficher ce dossier sous forme de carnet d’adresses de messagerie ».
De la même manière que vous avez géré les autorisations d’une liste de contacts partagés, vous devrez gérer les autorisations d’accès de votre dossier public (propriétés, onglet Autorisations d’accès) et à votre liste partagée.
Ainsi, lorsque vous solliciterez votre carnet d’adresses, vous pourrez accéder à cette liste également.
Comment voir mes dossiers publics ?
Dans Outlook, où que vous soyez, vous avez un accès rapide, souvent, en bas de votre première colonne, ou sur le côté. Vous avez accès rapidement à la boîte mail, au calendrier, aux contacts et à vos taches. Et si vous allez un peu plus loin, vous avez dossiers (souvent accessibles avec les 3 points de suite).
Lorsque vous affichez dossiers, vous avez une vue globale : contacts, groupes, calendriers, et dossiers publics.
Votre administrateur vous donnera le nom de votre dossier public. Il se peut également que vous puissiez voir l’intégralité des dossiers publics ! Ce n’est pas pour autant que vous aurez toutes les autorisations !
