Office 365, Outlook

Outlook, un outil collaboratif

On pense toujours à l’application Outlook, comme l’application de messagerie… Mais elle est bien plus que ça : elle gère :

  • Le calendrier
  • Les groupes Office 365
  • Les conversations de groupes
  • Les contacts

C’est ce dernier point qui nous intéresse tout particulièrement aujourd’hui : les contacts partagés.

Le principe

Vous avez une liste de contacts et plutôt que d’envoyer cette liste excel à mettre à jour régulièrement avec le risque de ne pas utiliser la bonne liste au bon moment, que tout le monde traitera dans excel à la finalité, pourquoi ne pas partager une liste de contacts avec votre équipe  ?
Très bonne idée ! Il y a deux manières de partager et attention, la finalité n’est pas la même.

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Flux, SharePoint

Gestion du flux d'approbation – côté utilisateur

FLOW et Flux, quelle différence ?
FLOW est une application pour une utilisation automatisée de tâches – les flux – aussi bien sur des documents que sur des bibliothèques.
On peut aussi créer un flux d’approbation directement à partir de sharepoint, dans bibliothèque, ajouter un flux qui permet d’intervenir directement sur l’ensemble d’une bibliothèque.
Une fois le flux d’approbation créé à partir de la bibliothèque, comment gère-t-on l’approbation côté utilisateur ?

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Flux, SharePoint

Gestion du flux d'approbation – côté concepteur

SharePoint vous donne la possibilité de demander la validation d’un fichier à une ou plusieurs personnes, en même temps, de manière hiérarchique, voire même d’automatiser des étapes pour établir le circuit du document.
ATTENTION : l’approbation portera sur l’ensemble de votre liste ou bibliothèque, même si vous avez sélectionner un document ou un dossier. Il faudra donc créer un dossier spécifique et indépendant à partir de SharePoint. Pour information, TEAMS est idéal pour la création d’une nouvelle bibliothèque. IL faudra cependant veiller à ce que les approbateurs soient membres de l’équipe.

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